Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte dient dem Arbeitgeber dazu, die Personalplanung und –verwaltung für seinen Betrieb systematisch durchführen zu können. Unter dem Begriff der Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Erfassung von Vorgängen zu verstehen, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers bezieht und in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht. Demgegenüber steht das Interesse Arbeitnehmers, dass die Personalakte keine für ihn ungünstigen Tatsachen enthält.
Welchen Inhalt kann eine Personalakte haben?
Zum Inhalt der Personalakte können alle Unterlagen gemacht werden, die einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben und an deren Aufnahme der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse haben. Der Inhalt einer Personalakte besteht somit z.B. aus dem Bewerbungsschreiben und –unterlagen, Lebenslauf, Lichtbild, Zeugnissen, Referenzen, Personalfragebogen, Führungs- und Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen, Krankheitsbescheinigungen, Urlaubsanträgen etc.
Welche Sorgfaltspflicht trifft den Arbeitgeber bei der Personalakte?
Der Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers und die allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, gebieten einen streng vertraulichen Umgang mit der Personalakte, um sie vor dem Zugriff Dritter zu bewahren. Die Anzahl der Mitarbeiter, die eine Zugriffsbefugnis auf die Personalakte haben und die an Personalentscheidungen beteiligten Mitarbeiter sind möglichst gering zu halten.
Sobald das Arbeitsverhältnis beendet ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle im Eigentum des Arbeitnehmers stehenden Unterlagen (Arbeitspapiere) aus der Personalakte auszuhändigen.
Kann ein Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen?
Alle Arbeitnehmer und Auszubildende haben nach § 83 Abs. 1 BetrVG, § 26 Abs. 2 Sprecherausschussgesetz jederzeit die Möglichkeit, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Der Anspruch auf Einsicht in die Personalakte ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht und besteht unabhängig davon, ob ein Betriebsrat gebildet wurde oder nicht. Dabei ist die Personalakte dem Arbeitnehmer vollständig vorzulegen, d.h. es dürfen weder Schriftstücke entfernt noch gesondert aufbewahrt werden.
Anspruch auf Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte?
Der Arbeitnehmer kann gestützt auf das Persönlichkeitsrecht vom Arbeitgeber verlangen, dass ihn zu Unrecht belastende oder unzulässige aufgenommene Unterlagen aus der Personalakte entfernt werden. Der Anspruch auf Entfernung bestimmter Einträge in die Personalakte ist häufig im Falle von Abmahnungen Gegenstand von außergerichtlichen bzw. gerichtlichen Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
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